Se os funcionários são o coração pulsante de uma organização, então a folha de pagamento é, de muitas maneiras, o sangue que a percorre. Quando feita corretamente, a folha de pagamento tem o potencial de ser estratégica. Ela pode possibilitar uma força de trabalho ágil, flexível e comprometida, ao mesmo tempo que facilita o crescimento global. No entanto, se feita de maneira incorreta, o oposto pode acontecer. Os funcionários ficarão desmotivados rapidamente e começarão a procurar meios alternativos de emprego.
Com os funcionários sendo o maior ativo intelectual em qualquer organização, os líderes de negócios estão levando a folha de pagamento muito mais a sério do que nunca. E com razão.
Ao pensar na folha de pagamento como um ativo estratégico, as empresas podem construir uma infraestrutura com a agilidade e a escalabilidade necessárias para crescer pelo menos nos próximos 20 anos. Mas o que as empresas devem priorizar ao implementar uma estratégia de folha de pagamento?
Garanta que a folha de pagamento esteja no centro de qualquer transformação de HCM
O erro mais comum que vejo é uma empresa deixar a folha de pagamento para o final ou tratá-la separadamente de sua transformação mais ampla de gestão do capital humano (HCM, sigla em inglês). Isso pode levá-la a criar inadvertidamente um fluxo de dados excessivamente complexo, que pode ser um desafio demorado e caro de corrigir. Para garantir que isso não aconteça, é importante que as organizações não deixem a folha de pagamento como uma reflexão tardia em sua transformação de HCM, mas a coloquem em destaque.
Entenda os quatro ingredientes para uma folha de pagamento bem-sucedida
Se há algo que aprendi sobre folha de pagamento, é compreender seus quatro ingredientes fundamentais: dados, pessoas, processos e tecnologia. As organizações podem ficar entusiasmadas com a mais recente tecnologia de folha de pagamento no mercado, mas não dar a devida atenção à qualidade e disponibilidade de seus dados, ou seja, podem ter os processos certos para garantir precisão, mas não possuir a expertise interna para integrá-los todos. Como em qualquer prato excelente, é crucial que todos os ingredientes funcionem juntos em equilíbrio.
Pense a longo prazo
Ainda não conheci uma organização que queira mudar sua solução de folha de pagamento, mas conheço muitas que precisam fazer isso. Quando esse é o caso, é importante não se apressar. Ao escolher uma solução de folha de pagamento, é fundamental que a organização considere suas necessidades a longo prazo e questione a durabilidade de sua escolha. Sim, as soluções devem ser avaliadas com base em seu desempenho atual. No entanto, reserve um tempo para considerar a direção que a solução e o fornecedor que a produz estão tomando. Você consegue identificar um histórico de investimento e uma rota que esteja alinhada com suas necessidades futuras?
Entenda onde estão o valor e os custos
Infelizmente, com muita frequência as organizações dão peso indevido a recursos que terão pouco impacto. É importante não perder de vista o fato de que a prioridade da folha de pagamento é garantir que os funcionários sejam pagos com precisão e pontualidade, ao mesmo tempo que preservam a conformidade e a segurança. Caso qualquer um desses elementos falhar, o impacto rapidamente diminuirá o valor de qualquer outro recurso.
A folha de pagamento é como uma utilidade dentro do negócio que os funcionários simplesmente esperam que funcione. Pode ser complicado fazer a folha de pagamento acontecer. Pode ser difícil garantir que todos os dados permaneçam seguros e a empresa permaneça em conformidade com regulamentações cada vez mais rigorosas.
No entanto, após sete anos, ainda estou esperando um telefonema de agradecimento por pagar corretamente todas as pessoas.
Garantindo uma única versão da verdade
Uma plataforma de folha de pagamento escalável e unificada pode otimizar os processos de folha de pagamento em toda a presença internacional de uma organização e consolidar todos os dados em uma única visão consolidada. Isso é fundamental, pois pode reduzir os custos e erros gerais, melhorando a conformidade e a experiência do funcionário.
Em vez de depender de uma abordagem fragmentada em toda a empresa, as organizações devem sempre buscar a consolidação. Ao garantir uma única versão da verdade, elas serão capazes de tomar decisões mais informadas, aumentar a segurança, obter flexibilidade extra para integrar mercados futuros, aprimorar a experiência do funcionário e reagir mais rapidamente às mudanças nas tendências do setor e eventos de mercado.
Não corra antes de poder andar
As organizações precisam garantir que sua folha de pagamento acompanhe o ritmo implacável das mudanças nos negócios modernos. Quanto mais tempo permanecerem paradas ou unirem soluções existentes de maneira improvisada, maior será o risco. Para impulsionar a inovação, a eficiência e o crescimento em toda a empresa, as organizações devem desenvolver um modelo de folha de pagamento unificado, global, seguro e resiliente.
Embora muitas empresas compreendam isso agora, com muita frequência elas não sabem como implementar uma estratégia de folha de pagamento moderna. Mais do que qualquer coisa, meu conselho é não correr antes de poder andar.
A folha de pagamento não pode evoluir de simplesmente cobrir o básico, ou seja, pagar os funcionários, para o nível de impulsionar a estratégia se os colaboradores não puderem contar com a recepção de contracheques precisos, ou se os gerentes não puderem acessar os dados e relatórios de que precisam de maneira rápida e fácil.
Jeff Phipps é vice-presidente sênior do GlobalView ADP
